Donnerstag, 24. August 2017 | 07:52

Benimmregeln in Social Media

Darf man die Freundschaftsanfrage vom Chef ablehnen?!

Auf Privatsphäreeinstellungen achten Photo credit: <a href="https://www.flickr.com/photos/mikecogh/5177925779/">mikecogh</a> via <a href="http://foter.com/re/f5d231">Foter.com</a> / <a href="http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/">CC BY-SA</a>
Auf Privatsphäreeinstellungen achten Photo credit: mikecogh via Foter.com / CC BY-SA

Soziale Medien spielen inzwischen auch im Berufsalltag eine wichtige Rolle. Aber allzu locker sollte der Umgangston mit Kollegen und Vorgesetzten nicht werden. Diese Regeln sollten Sie beachten.

 

Karola Schmidt wollte eigentlich nur kurz ihr Facebook-Konto checken, als am rechten oberen Rand plötzlich der Hinweis auf eine Freundschaftsanfrage aufblinkte. Kaum darauf geklickt, gefror ihr das Lächeln im Gesicht: Die Anfrage war von ihrem Boss.

 

Ein echtes Dilemma für die Steuerfachangestellte aus Dortmund: Sie nutzt Facebook ausschliesslich privat und wollte es eigentlich auch dabei belassen. Den Chef abzulehnen und damit unnötig zu verärgern, das kam für sie nicht in Frage. Aber wie verhält man sich in einer solchen Situation?

 

Mit ihrem sozialen Dilemma ist Karola Schmidt nicht alleine. Soziale Netzwerke spielen in unserem Leben eine zentrale Rolle. Millionen Deutsche nutzen die Netzwerke regelmässig: Branchenkenner gehen von etwa 26 Millionen Facebook-Nutzern hierzulande aus, immerhin etwa sieben Millionen sind regelmässig im Businessnetzwerk Xing aktiv, ähnlich sieht es auch beim amerikanischen Konkurrenten LinkedIn aus.

 

Etwa eine Million Deutsche nutzen den Nachrichtendienst Twitter und unschlagbare 37 Millionen Deutsche kommunizieren über WhatsApp. Kein Wunder, dass soziale Medien auch in unserem Berufsalltag immer mehr Bedeutung einnehmen - zumal viele Unternehmen inzwischen selbst in den Netzwerken Kunden akquirieren oder sie zu Werbezwecken nutzen. Die Grenzen zwischen privater und dienstlicher Nutzung schwinden zusehends.

 

Auf das Du warten

Also höchste Zeit, um einige Regeln zu definieren. In sozialen Medien pauschal zu duzen, ist für den Kommunikationstrainer Alexander Plath der erste Fehler, den viele begehen. Ob Brief, E-Mail oder Nachricht in einem sozialen Netzwerk macht für ihn keinen grossen Unterschied. «Wertschätzung und Respekt sind die Basis für Kommunikation, das gilt auch in sozialen Netzwerken», erklärt Plath.

 

«Entscheidend ist der Mensch, den ich anspreche. Würde ich diesen im persönlichen Gespräch oder einer E-Mail duzen? Dann ist das auch bei Facebook okay.» In allen anderen Fällen wird gesiezt, die Ansprache «Sehr geehrte Frau XY» gewählt und «Mit freundlichen Grüssen» verabschiedet.

 

Als Richtlinie gilt für ihn die Frage: «Wer trägt das Krönchen?» Im Berufsalltag sei das der Kunde, wenn es keinen gibt, der Vorgesetzte; im Vorstellungsgespräch ist der potenzielle Arbeitgeber der Kunde. Geschlecht oder Alter spielten im Berufsumfeld heute keine Rolle mehr. Im Privatleben hingegen trage die Dame oder eine deutlich ältere Person das Krönchen.

 

Daraus abgeleitet ergibt sich eine einfache Regel: Wenn man Kunden über Facebook schreibt, werden diese so lange gesiezt, bis der Kunde das Du anbietet. Die Schwierigkeit besteht laut dem Experten für Auftreten und Wirkung also immer darin, zu erkennen, mit wem man kommuniziert. Bei Businessnetzwerken wie Xing und LinkedIn sei das einfacher als bei Facebook, wo die Grenze zwischen privat und Business oft verschmilzt.

 

Auf Privatsphäreeinstellungen achten

Das kann vor allem in einem Fall wie dem von Karola Schmidt zum Problem werden: Was tun, wenn der Businesskontakt plötzlich auch im privaten Netzwerk auftaucht? «Es ist völlig in Ordnung, eine Freundschaftsanfrage abzulehnen - auch vom Vorgesetzten», sagt Plath.

 

Allerdings gelten auch hier höfliche Umgangsformen: Man sollte die Ablehnung immer begründen. Er rät, dem Chef freundlich vorzuschlagen, sich doch auf Xing oder LinkedIn zu vernetzen, da man den Facebook-Account ausschliesslich privat nutzen wolle.

 

Auch eine Kontaktanfrage sollte nach Ansicht des Experten immer einige persönliche Zeilen enthalten. «Es geht ja nicht darum, bloss Kontakte zu sammeln, sondern sich ein Netzwerk aufzubauen, auf das man später zurückgreifen kann.»

 

Besondere Vorsicht ist laut Plath bei der Interaktion geboten - das gilt für alle Arten von Netzwerken. «Alles, was auf einem Profil veröffentlicht wird, ist tendenziell sichtbar. Wenn man sein Profil beruflich nutzen möchte, sollte man deshalb nichts teilen, was man nicht auch im Bewerbungsgespräch erwähnen würde.»

 

Denn allzu oft scheitern Nutzer an den Privatsphäreneinstellungen und veröffentlichen dann doch Informationen oder teilen Inhalte, die im beruflichen Umfeld nichts verloren haben. Und noch ein Tipp vom Profi: «Schalten Sie unbedingt die Funktion 'Markieren bestätigen' ein. Denn sonst hat man keine Kontrolle darüber, wo andere einen markieren.»

 

Diensthandy für berufliche Chatgruppen nutzen 

So kompliziert das alles klingt, kein Profil in den sozialen Medien zu haben ist auch keine Lösung - im Gegenteil. «Wer heutzutage gar nicht in sozialen Netzwerken auftaucht, macht sich im schlimmsten Fall verdächtig», warnt Plath. Wie viel man von sich preisgebe, sei immer eine individuelle Entscheidung, eine Verweigerung kann aber eine verpasste Chance bedeuten.

 

Ähnlich verhält es sich auch bei dienstlichen WhatsApp-Gruppen. Der Messenger wird zunehmend auch zur geschäftlichen Abstimmung eingesetzt. Darf man sich dem verweigern? «Wenn es dem beruflichen Austausch dient, sollte man mitmachen», rät der Experte. Sonst schade man sich im Zweifel sogar selbst, wenn man sich von der Information ausschliesst.

 

Allerdings ist es völlig in Ordnung, Regeln zu definieren. Das kann beispielsweise eine Beschränkung der Gruppenaktivität auf die Dienstzeit sein. Aussagen wie «Du musst es ja nicht lesen», gelten hier nicht. Auch muss nicht zwingend das eigene Smartphone verwendet werden. «Wenn ein Unternehmen die Teilnahme an einer solchen Gruppe einfordert, dann kann der Arbeitnehmer beispielsweise ein Diensthandy verlangen», so Plath.

 

Kein Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber gezwungen werden mit seinem privaten Profil Werbung für ein Unternehmen zu machen. Selbst die einfache Teilnahme an Social-Media-Aktivitäten kann grundsätzlich nicht eingefordert werden. Wie so oft kommt es aber auf den Einzelfall an.

 

Die IT-Sicherheit nicht unterschätzen

Wer etwa in der Kommunikationsabteilung eines Unternehmens beschäftigt ist, der könne sich heutzutage kaum mehr der Arbeit in und mit sozialen Netzwerken verweigern, so Rechtsanwältin Nina Diercks aus Hamburg. Es sei jedoch unbedingt zu empfehlen, diese Tätigkeitsanforderung von vornherein im Arbeitsvertrag zu regeln. Für Arbeitnehmer sei es ein besseres Arbeiten, wenn die Regeln klar gesteckt sind.

 

Einfache Social-Media-Guidelines, Zehn-Punkte-Pläne, wie sie in vielen Büros an der Wand hängen, reichten da nicht aus. «Die regeln zwar die Kommunikation mit Nutzern und Kunden, haben aber juristisch keine Bewandtnis», erklärt die Anwältin für IT-, Datenschutz- und Arbeitsrecht.

 

In vielen Unternehmen sei beispielsweise gängige Praxis, dass private Nutzung der IT-Infrastruktur - also auch sozialer Netzwerke - langfristig einfach geduldet wird. Für Diercks ist das grob fahrlässig, denn so können zahlreiche Probleme im Bereich der IT-Sicherheit, des Datenschutzes und der Compliance entstehen.

 

Diercks rät deshalb dazu, private IT-Nutzung verbindlich zu regeln und Grenzen zu setzen. Dann ist auch klar, wem beispielsweise der Social-Media-Account gehört oder wer für die Inhalte verantwortlich ist. Und kein Mitarbeiter kommt in Bedrängnis, weil er nach dem Facebook-Chat mit einem Kunden das Katzenfoto der Tante geliked hat.

 

Facebook-Kontake in Gruppen einteilen

Was viele Arbeitnehmer zudem nicht wissen: Auch in sozialen Netzwerken haben sie Treue- und Loyalitätspflichten gegenüber ihrem Arbeitgeber. Selbst bei den eigenen Freunden sollte man deshalb aufpassen, wie man sich über seine Firma, den Chef oder Kollegen äussert. «Natürlich hat man weiterhin das Recht zur freien Meinungsäusserung, der Arbeitgeber darf aber nicht diskreditiert werden», so Diercks. Tatsachenbehauptungen oder sachliche Kritik sind hingegen erlaubt.

 

Gerade wenn man für Social-Media-Accounts verantwortlich ist, gilt laut Diercks der gesunde Menschenverstand: «Nur weil man sauer auf den Chef ist, heisst das nicht, dass man die Social-Media-Accounts der Firma löschen sollte.» Auch Kommunikationsexperte Alexander Plath rät dazu, im Umgang mit sozialen Medien am Arbeitsplatz lieber einmal mehr innezuhalten. «Soziale Medien sind schneller als traditionelle. Trotzdem sollten wir erst denken und dann handeln

 

Karola Schmidt wollte die Freundschaftsanfrage ihres Chefs eigentlich nicht annehmen, fühlte sich aber verpflichtet, es zu tun. Inzwischen hat sie eine Kompromisslösung gefunden und ihre Kontakte in Gruppen eingeteilt: Ihr Chef bekommt nur bestimmte Inhalte zu sehen. So bewahrt sie sich einen Teil ihrer Privatsphäre, ohne ihn vor den Kopf zu stossen.


Melanie Croyé, welt.de



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